Профессиональное письмо - Professional writing
Профессиональное письмо как деятельность - это письмо для вознаграждения или как профессия ; как продукт или объект, профессиональное письмо - это любая форма письменного общения, производимая в рабочей среде или контексте, которая позволяет сотрудникам, например, эффективно общаться между собой, помогать руководству принимать информированные решения, консультировать клиентов, соблюдать федеральные, государственные или местные регулирующие органы, тендеры на заключение контрактов и т. д. Например, в деловом офисе меморандум (сокращенно меморандум) может использоваться для решения проблемы, внесения предложения или передачи информации. Другие формы профессионального письма, обычно используемые на рабочем месте, включают электронную почту, письма, отчеты и инструкции. Стремясь информировать, убеждать, наставлять, стимулировать дебаты или поощрять действия получателей, опытные профессиональные писатели вносят коррективы в различные степени общего контекста, например, от относительно доступного стиля, полезного для незапрашиваемого контактного письма потенциальным клиентам, до технического отчета, который опирается на узкоспециализированный внутренний словарный запас.
Профессиональный писатель может быть фрилансером, то есть он или она работает на индивидуальной основе, или полностью занятым в той профессии, где их основная ответственность заключается в производстве специальной документации, такой как журналистика , маркетинг , реклама , связи с общественностью или армия. . Тем не менее, даже работники, которые не обязательно считают себя профессиональными писателями, регулярно создают профессиональную документацию в ходе своей работы в качестве юристов , врачей , предпринимателей , инженеров и социальных работников . Более того, как отмечает Энн Бофорт, навыки письма становятся все более важными для так называемых профессий «синих воротничков», поскольку «технологии привели к тому, что ведение документации и принятие решений стали более значительными для тех, кто непосредственно участвует в производстве, обработке информации и уходе. виды деятельности."
Обзор
Профессиональное письмо - это любой тип письма, предназначенный для облегчения работы бизнеса или организации и предназначенный для внутренней или внешней аудитории профессиональной писательской организации. Примеры внутреннего делового письма включают сообщения электронной почты, записки и отчеты, в то время как некоторые примеры внешнего делового письма - письма и сообщения электронной почты.
Профессиональное письмо отличается от других типов письма, таких как академическое и техническое письмо, потому что этот термин определяет общий обзор письма, которое делается для получения прибыли на рабочем месте. Профессиональное письмо отличается от академического письма из-за разницы в целях и читательской аудитории между двумя стилями. Академическое письмо информирует аудиторию посредством критического подхода и направляет дальнейшее мышление, реконструируя порядок мышления автора и интертекстуальные следы его чтения, в то время как профессиональное письмо применяется к бизнесу или обстановке (больница, компания или фабрика) и предназначен для облегчения работы через общение. Аудитория академического письма также ограничена в отличие от профессионального письма; Специализированные эксперты в определенных областях составляют основную аудиторию академических писателей, в то время как количество и личности читателей профессиональных писателей могут быть разными. При написании профессиональные писатели должны учитывать возможность неожиданных читателей третьего уровня, которые могут натолкнуться на их документ.
Профессиональное письмо отличается от технического письма из-за типа содержания технического письма. Техническое письмо можно определить как концентрацию широкого обобщения профессионального письма - техническое письмо в основном направлено на области интересов. Оба схожи в том, что они происходят в контексте профессионального рабочего места и в первую очередь предназначены для обеспечения связи между экспертами; тем не менее, техническое письмо сосредоточено на технических, специализированных темах, таких как наука, технология и инженерия.
Стиль
Аудитория профессиональных и деловых документов играет значительную роль в стиле профессионального документа. Успешные профессиональные писатели адаптируют свой документ к потребностям своей аудитории. Когда профессиональный писатель создает профессиональный документ, принимаются во внимание четыре фактора:
- ранее существовавшие знания читателя о покрываемом материале,
- ожидания читателей в отношении стиля и формата, основанные на примерах того же жанра,
- уровень чтения читателей, основанный на причине чтения документа, и
- отношения между писателем и читателем.
Предшествующие знания читателя остаются важным направлением для профессионального документа, поскольку они могут повлиять на способность читателя читать документ. Например, обычная аудитория с небольшим знанием предмета документа не сможет прочитать его, если он содержит специфический технический жаргон . Тогда профессиональный писатель должен будет свести к минимуму количество технического жаргона или определить термины для читателя.
Ожидания стиля и формата влияют на формат и развитие профессионального документа. Прецеденты, созданные более ранними документами того же жанра, что и профессиональный писатель, сильно влияют на то, как читатель его или ее документа будет судить о достоверности как автора, так и документа. Ожидается, что документы, принадлежащие к определенному жанру, будут написаны в соответствии с форматом и стилем, которые определяют этот жанр. Если бы профессиональный писатель напечатал документ, не придерживающийся стиля приоритета, он или она и документ потеряли бы доверие.
Что касается делового и профессионального письма, отношения между писателем и читателем являются ключевыми. Знакомство между ними влияет на используемый язык. Например, сотрудник может писать более неформально по электронной почте коллеге того же иерархического уровня, чем по электронной почте своему работодателю.
Использует
Коммуникация
В частности, в бизнесе существует потребность в кратком и недвусмысленном общении с коллегами, поставщиками, клиентами и широкой общественностью. Профессиональное письмо предупреждает невнимательность и критику.
Убеждение
Убедительное профессиональное письмо связано с концепцией риторики , которая фокусируется на информировании или убеждении и полагается на стимулирование интереса аудитории путем создания авторитетных аргументов. Профессиональный писатель использует исследования, риторику и убеждение при создании документа, который призван предложить решение проблемы или побудить к действию. Профессиональный писатель использует убедительный язык, пытаясь убедить читателя сделать что-то в результате прочтения документа. Профессиональное написание технико- экономических обоснований отчеты об экономическом обосновании и рекламные брошюры являются примерами документов, которые имеют такие цели.
Информация
Четкое и краткое профессиональное письмо жизненно важно во многих областях, где недопонимание может иметь серьезные последствия, например, в законодательстве, инженерии, технических руководствах и этикетках продуктов . Непонимание также может возникнуть с международной аудиторией; по этой причине профессиональный писатель должен внимательно учитывать культурные различия. Использование языка, стиля и даже цвета в документе может иметь пагубные последствия, поскольку эти элементы, наряду с другими, могут изменять значение при переводе. Например, изображение женщины в купальнике на пляже в рекламе будет встречено в Соединенных Штатах безразлично; однако, если бы такая же картина была показана в районе с преобладающим мусульманским населением, это вызвало бы возмущение из-за религиозных убеждений, запрещающих женщинам показывать кожу. Этот анализ и рассмотрение прямой и возможной аудитории помогает создать ясный и лаконичный текст и язык, который требуется профессиональному языку.
Примеры
- Право - переписка, состязательные бумаги, открытие, ходатайства, сводки, заявления о посредничестве и арбитражном разбирательстве, меморандумы о законе, заявления о регистрации или создании юридических лиц, юридические документы, такие как завещания, акты, доверенности и контракты; в случае судебной власти - приказы; а в случае с другими государственными служащими - бесчисленное количество документов, связанных с законодательным процессом и исполнением исполнительной власти.
- Наука и техника - журналы, технические данные, руководства
- Розничная торговля - отчеты об инвентаризации, отчеты о повреждениях, листы данных, руководства, этикетки.
- Развлечения - предложения, контракты, отзывы, книги
- Публикация - веб-контент, предложения, контракты, редактирование книг
- Военные - оперативная отчетность, производство заказов, сводки по политике или решениям, доктрина
- Самомаркетинг - написание обзора профессиональной карьеры
Навыки и умения
Ассоциация преподавателей технического Дать рассматривать развитие технических коммуникаций, которые «ясно, эффективный, действенные, необходимо, точные, полезные и поставляется в соответствии с графиком и в рамках бюджета как можно ближе» в качестве основного принципа-в-практики. Навыки можно приобрести на практике или в формальном обучении. В то время как многие практикующие профессиональное письмо делают это как призвание, а не как постоянную работу, элемент «профессионализма» - это то, что определяет профессиональное письмо. Такова важность профессионального письма в современном мире, многие академические учреждения предлагают курсы по этому предмету до степени, а некоторые из них предназначены для конкретных профессий, таких как социальная работа.